C.P. JULIO CESAR CORTEZ JAIMES.

 

EL ESTUDIO CON ESFUERZO Y DEDICACION ES LA CLAVE DEL EXITO Y EL PRIMER PASO PARA CONVERTIRTE EN TRIUNFADOR!!!!

 

 

 

TALLER DE CÓMPUTO.

  

 

MATERIAL DE APOYO PARA EL CURSO DE

HOJA DE CÁLCULO:

 

 

 

 

 

C.P. JULIO CESAR CORTEZ JAIMES.

Permite procesar números y ayuda a realizar cálculos desde los más simples hasta los más complejos que implican manipular muchos números y realizar muchas operaciones numéricas. Los más populares son las hojas de cálculo electrónicas que fueron diseñadas para reemplazar las hojas tabulares usadas en contabilidad.

 

Una hoja de cálculo es una estructura tabular de renglones y columnas que permiten una infinidad de aplicaciones. Una vez que se introducen los datos en la hoja de cálculo se pueden analizar y trabajar fácilmente con ellos.

 

Existen programas financieros que ayudan a preparar información de impuestos anuales y gestionan y analizan proyectos de negocios personales. Algunos también tienen la capacidad de realizar gráficos y diagramas. Como ejemplos tenemos a LOTUS-123, WORKS, EXCEL, QUATTRO PRO, FRAMEWORK etc.

 

 

Su principal función es realizar operaciones matemáticas –de la misma manera que trabaja la más potente calculadora-, pero también la de computar complejas interrelaciones y ordenar y presentar en forma de gráfico los resultados obtenidos. Además, Excel 97 como todas las versiones avanzadas de Hojas de cálculos, permiten colocar, ordenar y buscar datos, así como insertar bloques de texto e imágenes. Los principales elementos de trabajo son:

 

Fila: Es un conjunto de varias Celdas dispuestas en sentido horizontal.

 

Título de Fila: Está siempre a la izquierda y nombra a las Filas mediante números, que en el caso de Excel 97 van desde el 1 hasta el 65,536.

 

Columna: Es un conjunto de varias Celdas dispuestas en sentido vertical.

 

Título de Columna: Está siempre arriba y nombra a las Columnas mediante letras, que en el caso de Excel 97 van desde la A hasta la Z. Luego de la Columna Z viene la AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ viene la BA, la BB, la BC, etc.; y así sucesivamente.

 

Celda: Es la intersección de una Fila y una Columna y en ella se introducen los gráficos, ya se trate de texto, números, fecha u otros datos. Una Celda se nombra mediante el nombre de la Columna, seguido del nombre de la Fila. Por ejemplo, la Celda que es la intersección de la Fila 29 con la Columna F, se denomina F29.

 

Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de Celdas de una Hoja de cálculos. Se definen mediante letras y números. Se denomina mediante la Celda de una esquina del rango (generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta. Es decir Celda inicial y Celda final del rango, separadas por dos puntos. Por ejemplo, al rango que comprende las Celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7.

 

 

Para seleccionar una Celda, simplemente se hace un click sobre ella. Para seleccionar una Fila completa, se hace un click sobre el Título de la Fila. Para seleccionar una Columna completa, hacemos un click sobre el Título de la Columna.

 

Por último, para seleccionar un rango lo hacemos con el llamado método del drag and drop (arrastrar y bajar): Presionamos el botón izquierdo del mouse en la casilla de inicio de la selección (una esquina), y con éste presionado desplazamos o arrastramos el mouse hasta que llegue a la esquina opuesta del rango que queremos seleccionar.

 

 

 

Como vimos en clases los archivos de Microsoft Word se denominan documentos, como veremos más adelante  los archivos de Microsoft Access se denominan bases de datos y los archivos de Microsoft PowerPoint se denominan presentaciones. Al igual que éstos, los archivos de Microsoft Excel se denominan libros.

 

Cada uno de estos libros se compone de una serie de Hojas donde se encuentra albergada la información; de esta forma es posible relacionar las Hojas y compartir la información que se guarda en ellas. Cada una de estas Hojas se denominan Hojas.

 

Para seleccionar una hoja, o sea, mostrar su contenido en la pantalla, se debe hacer simplemente un click sobre la lengüeta de la misma; ésta se encuentra en el sector inferior de la pantalla.

 

Excel 97 además de funcionar como una típica Hoja de cálculos nos deja insertar otros objetos, como gráficos, mapas, comentarios, imágenes, sonidos, documentos, presentaciones, páginas Web y todo tipo de información. Al poder insertar todos estos tipos de objetos la Hoja de cálculos se hace mucho más vistosa y elegante.

 

Excel 97 es muy relacionable con Access 97, o sea, con las bases de datos creadas con éste programa. Al igual que ocurre con el mismo, en las Hojas de cálculos existen dos conceptos importantes: campo y registro. En un campo se guardan todos los valores de un tipo de información –por ejemplo, los nombres de todas los estados de la República Mexicana-, y en un registro se guarda un valor concreto de cada campo -por ejemplo números de habitantes.

 

Generalmente un campo es una Columna y un registro, una Fila.

Para comenzar con el programa, una vez que se haya encendido y cargado Windows correctamente, se debe ir al menú Inicio, luego entrar al submenú Programas y luego hacer click en la opción Microsoft Excel.

Las barras de herramientas permiten organizar los comandos en Microsoft Excel del modo que deseemos para que puedan buscarse y utilizarse con rapidez. Por ejemplo, pueden agregarse o quitarse menús y botones, crearse barras de herramientas personalizadas, ocultarlas, mostrarlas y borrarlas.

 

Las barras de herramientas que se creen o se personalicen estarán disponibles en todos los libros del sistema. Para asegurarnos que una barra de herramientas personalizada esté disponible en un libro determinado, podemos asignar la barra de herramientas al libro.

 

a) Barra de menús de la hoja: La barra de menús es una barra de herramientas especial situada en la parte superior de la pantalla, que contiene menús como Archivo, Edición y Ver. La barra de menús predeterminada contiene menús y comandos para trabajar con hojas de cálculo.

 

Si trabajamos con una hoja de gráfico o un gráfico incrustado, aparecerá en su lugar la barra de menús de gráficos. Puede personalizar las barras de menús exactamente igual que cualquier barra integrada; por ejemplo, puede agregar y mover botones y menús. Algunos comandos de menú tienen imágenes junto a ellos, de modo que puede asociarse rápidamente el comando con el botón de la barra de herramientas correspondiente. Si deseamos ejecutar un comando con más facilidad, podemos crear un botón en la barra de herramientas, utilizando el cuadro de diálogo Personalizar.

 

La barra de menús presenta los siguientes menús: Menú de control, Archivo, Edición, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Datos, Ventana, ?.

 

b) Barra de herramientas Estándar: Contiene los siguientes botones: Nuevo, Abrir, Guardar, Imprimir, Vista preliminar, Ortografía y gramática, Cortar, Copiar, Pegar, Copiar formato, Deshacer, Rehacer, Insertar hipervínculo, Barra de herramientas Web, Auto suma, Pegar función, Orden ascendente, Orden descendente, Asistente para gráficos, Mapa, Dibujo, Zoom, Ayudante de Office.

c) Barra de herramientas Formato: Contiene los siguientes íconos: Fuente, Tamaño de fuente, Negrita, Cursiva, Subrayado, Alinear a la izquierda, Centrar, Alinear a la derecha, Combinar y centrar, Estilo moneda, Estilo porcentual, Estilo millares, Aumentar decimales, Disminuir decimales, Disminuir sangría, Aumentar sangría, Bordes, Color de relleno, Color de fuente.

 

d) Barra de herramientas Cuadro de controles: Contiene los siguientes íconos: Modo Diseño, Propiedades, Ver código, Casilla de verificación, Cuadro de texto, Botón de comando, Botón de opción, Cuadro de lista, Cuadro combinado, Botón de alternar, Control de número, Barra de desplazamiento, Etiqueta, Imagen, Más controles. La figura 14 muestra esta barra de herramientas.

 

Aclaración: Hay barras de herramientas que poseen en parte o en su totalidad los íconos inhabilitados; esto se debe a los datos u objetos que están seleccionados en el momento realizar las capturas de las pantallas para reproducir en las figuras las barras de herramientas.

 

e) Barra de herramientas Dibujo: Contiene los siguientes íconos: Dibujo, Seleccionar objeto, Girar libremente, Auto formas, Línea, Flecha, Rectángulo, Elipse, Cuadro de texto, Insertar WordArt, Color de relleno, Color de línea, Color de fuente, Estilo de línea, Tipo de línea, Estilo de flecha, Sombra, 3D.

 

f) Barra de herramientas Gráfico: Contiene los siguientes íconos: Objetos del gráfico, Formato del objeto seleccionado, Tipo de gráfico, Leyenda, Tabla de datos, Por Filas, Por Columnas, Texto en ángulo descendente, Texto en ángulo ascendente.

 

g) Barra de herramientas Web: Contiene los siguientes íconos: Atrás, Adelante, Detener, Actualizar, Página de inicio, Buscar en el Web, Favoritos, Ir, Mostrar sólo la barra de herramientas Web, Dirección. Esta barra de herramientas es la que está en la figura 23, y es semejante a la de un navegador de Internet.

 

h) Barra de herramientas WordArt:  Contiene los siguientes íconos: Insertar WordArt, Modificar texto, Galería de WordArt, Formato de objeto, Forma de WordArt, Girar libremente, Mismo alto de letras de WordArt, Texto vertical de WordArt, Alineación de WordArt, Espacio entre caracteres de WordArt. La figura 24 nos muestra esta barra de herramientas.

 

Para agregar o quitar una barra de herramientas, entramos al menú Ver, luego al submenú Barras de herramientas, y a continuación hacemos un click en la opción con el nombre de la barra de herramientas que queremos agregar o quitar. A este submenú podemos entrar también clickeando cualquier barra de herramientas con el botón derecho del mouse.

 

El submenú Barras de herramientas también presenta una opción llamada Personalizar. Esta opción abre una caja de diálogo con el mismo nombre, la cual posee tres fichas. La primera ficha, llamada Barras de herramientas, posee un cuadro de lista en el cual se alojan todos los nombres de las barras de herramientas. En este cuadro de lista hay más barras de herramientas que las que podemos encontrar en el submenú Barras de herramientas. También posee cinco botones referentes a las barras de herramientas de Microsoft Excel.

 

 

i) Barra de herramientas Pantalla completa: Contiene un solo icono con su mismo nombre.

 

Cómo crear un nuevo libro: Para crearlo, debemos entrar con un click al menú Archivo y luego clickear la opción Nuevo. Aparecerá un cuadro de diálogo, el que tiene dos fichas: General y Soluciones hoja de cálculos. Simplemente clickeamos en Aceptar y se creará un libro nuevo. Para no pasar por este cuadro de diálogo, simplemente podemos hacer un click en el botón Nuevo de la barra de herramientas Estándar:  o bien presionar Ctrl+U.

 

Cómo abrir un libro de Excel 97: Para hacerlo, entramos al menú Archivo y luego hacemos un click sobre la opción Abrir, o simplemente lo hacemos sobre el botón Abrir de la barra de herramientas Estándar: . De cualquier forma aparecerá una caja de diálogo denominada Abrir que se divide en cinco partes: La primera, Buscar en, descuelga una lista desplegable en la cual podemos seleccionar la carpeta que contiene el archivo que queremos abrir. La segunda contiene varios íconos útiles, como ser Subir un nivel, Buscar en, Buscar en Favoritos, Agregar a Favoritos, Lista, Detalles, Propiedades, Vista previa, Comandos y configuración. Estos íconos se dividen en cuatro grupos.

 

El botón Subir un nivel es el único que contiene en el primer grupo, y se utiliza para subir un nivel de carpetas. El segundo grupo contiene los próximos tres íconos y son utilizados para buscar en la Web. Los próximos cuatro botones están en el tercer grupo y son utilizados para la visualización de los archivos que contiene la carpeta actual. El último icono, Comandos y configuración, representa al cuarto grupo y despliega un menú con diversas opciones acerca del tema.

 

La parte central del cuadro de diálogo se utiliza para seleccionar el archivo a abrir, y también para entrar a las carpetas. La cuarta parte de esta caja contiene tres botones, que son Aceptar (abre el archivo), Cancelar (cierra la caja de diálogo y cancela la apertura del archivo), y Avanzada, que se utiliza para la búsqueda avanzada de archivos. La parte inferior de la caja de diálogo Abrir también se utiliza para la búsqueda de archivos. Para ir a esta caja de diálogo también podemos presionar la combinación de teclas

Ctrl+A.

 

Cómo cerrar un libro: Para hacerlo simplemente vamos a la opción Cerrar ubicada en el menú Archivo.

 

Cómo guardar un libro: Si el archivo ya tiene un nombre, y deseamos reemplazarlo, simplemente vamos al menú Archivo y clickeamos la opción Guardar, o bien hacemos un click sobre el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar (figura de diskette ).

 

Si el libro no tiene nombre o no deseamos sobreescribir el libro existente, podemos ir a la opción Guardar como del menú Archivo, la cual presenta una caja de diálogo llamada Guardar como. Si el documento no tiene nombre pero igualmente vamos a la opción Guardar, también aparece el cuadro de diálogo Guardar como. Este cuadro de diálogo es muy parecido al de Abrir. La única diferencia que posee es que no tiene las opciones de búsqueda de archivos. Para entrar a esta caja de diálogo también podemos presionar Ctrl+G.

 

Si deseamos guardar un libro como una página Web, simplemente vamos al menú Archivo y clickeamos la opción Guardar como HTML. Aparecerá entonces un asistente que nos ayudará a hacerlo.

 

Cómo especificar opciones acerca de la página: Para hacerlo, vamos al menú Archivo y clickeamos la opción Configurar página. Aparecerá un cuadro de diálogo con cuatro fichas: Página, Márgenes, Encabezado y pie de página, y Hoja.

 

Cómo establecer el área de impresión: En el menú Archivo hay un submenú llamado Área de impresión. Si lo seleccionamos apoyando el puntero, éste se despliega, con dos opciones referentes al área de impresión de Excel 97.

 

Cómo visualizar un libro en Vista preliminar: Para hacerlo, clickeamos la opción Vista preliminar, la que está ubicada dentro del menú ArchivoCuando lo hacemos, se abre una ventana en la cual se ve cómo va a quedar la hoja seleccionada antes de imprimirse. Sobre esta vista se ubican varios botones, como ser: Siguiente, Anterior, Zoom, Imprimir, Configurar, Márgenes, Saltos de página, Cerrar y Ayuda. Para entrar a la Vista preliminar del libro actual, hacemos un click sobre el botón Vista preliminar de la barra de herramientas Estándar (la hoja con lupa).

 

Cómo imprimir un libro sin pasar por la Vista preliminar: Para ver la caja de diálogo Imprimir, vamos al menú Archivo y clickeamos la opción Imprimir. Esta caja se divide en cinco partes:

1) Impresora, en la cual podemos especificar la impresora en la que vamos a imprimir el libro;

2) Intervalo de páginas e Imprimir, en las que podemos decirle a Excel qué es lo que queremos imprimir, por ejemplo, varias páginas consecutivas o no consecutivas, una selección, el libro entero, etc.;

3) Copias, donde podemos especificar la cantidad de copias que deseamos imprimir.

4) La parte inferior de la caja posee tres botones: Aceptar (que imprime lo especificado), Cancelar (que cancela la orden de impresión y cierra el cuadro de diálogo) y

5)  Vista previa, que entra automáticamente a la Vista preliminar.

 

Para entrar a la caja de diálogo Imprimir también podemos hacer un click en el icono Imprimir de la barra de herramientas Estándar:  o presionar Ctrl+P.

 

Cómo enviar un libro por correo electrónico y otras opciones: Para hacer esto vamos al menú Archivo, y desplegamos el submenú Enviar a.

 

Cómo ver las propiedades del libro actual: Simplemente vamos a la opción Propiedades que se encuentra en el menú Archivo. Esta caja de diálogo que se abre se divide en 5 fichas: General, Resumen, Estadísticas, Contenido y Personalizar.

 

 

 

Para trabajar con el tamaño y posición de la ventana de Excel 97 (obviamente poseyendo Windows 95 o Windows 98), debemos trabajar con el menú de control.

 

Maximizar la ventana de Excel 97: Para hacerlo presionamos el botón Maximizar de la barra de título del Excel o bien, en el menú de control clickeamos la opción Maximizar. 

Minimizar la ventana de Excel 97: Para hacerlo presionamos el botón Minimizar de la barra de título del Excel o bien, en el menú de control clickeamos la opción Minimizar.

 

 

Restaurar el tamaño de la ventana de Excel 97: Para hacerlo presionamos el botón Restaurar de la barra de título (éste aparece sólo si la ventana está maximizada) o bien, en el menú de control, elegimos la opción Restaurar.

 

Mover la ventana de Excel 97: Esta operación la podemos realizar sólo si la ventana está en un tamaño medio, o sea, restaurada. Para hacerlo simplemente hacemos un drag and drop (arrastrar y bajar) (arrastrar y bajar) (este método ya fue explicado) sobre la barra de título del Excel, o bien, elegimos la opción Mover del menú de control, y lo podemos hacer utilizando el teclado.

 

Cambiar el tamaño de la ventana de Excel 97:  Para hacerlo hacemos un drag and drop (arrastrar y bajar) sobre cualquiera de los bordes de la ventana de Excel, o bien vamos al menú de control y clickeamos la opción Tamaño. Esto también sólo lo podemos hacer cuando la ventana de Excel está en el tamaño Restaurado.

 

Cambiar entre las distintas aplicaciones: Para hacerlo sólo debemos presionar su botón en la barra de tareas, o bien, vamos con Ctrl+Tab y cuando llegamos a la misma soltamos las teclas.

 

Cerrar el Excel 97:  Para hacerlo podemos optar por cuatro formas:

1- En el menú de control, clickeamos la opción Cerrar:

2- Presionamos la combinación de teclas Alt+F4.

3- Vamos al menú Archivo y seleccionamos la opción Salir.

4- Clickeamos el botón Cerrar que está en la barra de título del Excel 97.

 

De cualquier manera, si los libros abiertos no están guardados, aparecerán sus respectivos cuadros de información.

 

 

 

Excel 97 al igual que las demás aplicaciones de Office 97 posee tres herramientas muy útiles llamadas Deshacer, Rehacer y Repetir.

 

 

Deshacer: Cuando hacemos una operación, y luego nos damos cuenta que nos equivocamos, la podemos deshacer. Lo hacemos yendo al menú Edición y seleccionando Deshacer xxx, donde xxx es la última acción que hicimos, o sea, la que queremos deshacer. Para deshacer más rápidamente la última acción hecha, podemos presionar Ctrl+Z o bien clickear el botón Deshacer de la barra de herramientas Estándar. Este botón posee a su derecha una flecha. Si la presionamos, se despliega un menú el cual contiene todas las acciones realizadas desde el momento de abrir el libro actual, las más recientes primero. Si seleccionamos con el mouse (se seleccionan sólo con su movimiento) las acciones que queremos deshacer, podemos deshacer varias en una vez.

Rehacer: Si hemos deshecho una acción y luego nos damos cuenta que estaba bien, la podemos rehacer. Lo hacemos yendo al menú Edición y luego clickeando la opción Rehacer xxx (donde xxx es la última acción que deshicimos, o sea, la que queremos rehacer). Para rehacer más rápidamente la última acción deshecha, podemos presionar Ctrl+Y o bien clickear el botón Rehacer de la barra de herramientas Estándar. Este botón también posee una flecha a su derecha. Si lo presionamos, se despliega un menú el cual contiene todas las operaciones deshechas (que la primera es la última que deshicimos y la última es la última). Si seleccionamos sólo con el movimiento del mouse las acciones que queremos rehacer, podemos rehacer varias de una vez. 

 

Repetir: Si hemos entrado a una opción, como por ejemplo, Vista preliminar, y deseamos volver a hacerlo, no tenemos habilitada la opción Rehacer porque entrar a la Vista preliminar no es deshacer una acción. En estas condiciones, si entramos al menú Edición, vemos que debajo de la opción Deshacer xxx (donde xxx es la penúltima operación realizada, o sea, la

última hecha antes de entrar a la Vista preliminar), está la opción Repetir xxx (donde xxx es en este caso Vista preliminar), y no Rehacer como antes.

 

 

 

La barra de estado nos muestra información acerca de la tarea que estamos realizando o que debemos realizar. La podemos hacer visible o invisible mediante la opción Barra de estado que se encuentra en el menú Ver.

 

La barra de fórmulas es el lugar donde debemos escribir las fórmulas (aunque también podemos ingresar textos), y la activamos o desactivamos yendo al menú Ver y haciendo un click en la opción Barra de fórmulas.

 

 

 

Para aplicar un color de fondo a un rango o a una Celda, simplemente lo seleccionamos de las maneras conocidas y luego hacemos un click sobre el botón Color de relleno de la barra de herramientas Formato. Para elegir el color a usar, clickeamos la pequeña flechita que está a su derecha y luego, en el menú desplegable que aparece, elegimos el color deseado.

 

Para aplicar un color a un texto, lo seleccionamos y luego hacemos un click sobre el botón Color de fuente de la barra de herramientas Formato. Si deseamos utilizar otro color que el actual, clickeamos también en la flechita que se encuentra a la derecha de este icono y a continuación elegimos el color.

 

Para adecuar el tamaño de las Celdas, sólo hay que situar el puntero entre los títulos de Columnas, y en ese instante hacer un drag and drop (arrastrar y bajar). Para definir automáticamente el ancho de una Columna, hacemos un doble click sobre la derecha del Título de Columna que deseamos variar.

Para ordenar valores en Excel 97, simplemente, luego de seleccionar los datos a ordenar, vamos al menú Datos y clickeamos Ordenar. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccionamos las opciones a nuestro gusto y luego clickeamos Aceptar. Para ordenar rápidamente en orden ascendente o descendente varios datos, los seleccionamos y luego clickeamos los botones Orden ascendente u Orden descendente para hacerlo. Los mismos se encuentran en la barra de herramientas Estándar.

 

 

Si en una Celda escribimos un texto y seguimos escribiendo varios textos en las Filas o Columnas siguientes, si escribimos la primer letra de un texto que ya existe Excel nos completa la Celda con ese texto, aunque lo podemos modificar. Esto se denomina Auto completar.

 

El autollenado, por su parte, se utiliza generalmente para números, aunque es también utilizado para textos. Si en una Celda escribimos un número, por ejemplo 10,25, y luego situamos el puntero del mouse sobre el pequeño cuadrado que aparece en el ángulo inferior derecho de la Celda activa y hacemos un drag and drop (arrastrar y bajar) hacia abajo o hacia la derecha (a veces es posible hacerlo hacia ambos lados), Excel automáticamente nos inserta en todo el rango "seleccionado" (en realidad no está seleccionado de las maneras conocidas) el número escrito, en este caso, 10,25. Lo mismo con los textos. Pero ésta no es la única función de auto llenado. Si en una Celda escribimos 10 y en la de abajo 11, luego seleccionamos ese rango, y a continuación hacemos un drag and drop (arrastrar y bajar) desde el punto de auto llenado hacia abajo varias Filas, vemos que Excel nos autollenó las Celdas, pero sumándole 1 por cada una, o sea, 10, 11, 12, 13 y así sucesivamente.

 

Podemos hacer lo mismo restándole números o dividiendo o multiplicando el rango por otro número. Otra función muy útil que posee el auto llenado es, por ejemplo, si en la Celda B2 escribimos Lunes, luego la seleccionamos y aplicamos el Autollenar mediante el drag and drop (arrastrar y bajar) hacia la derecha (lo podemos hacer en una Fila en vez de hacerlo en una Columna), Excel 97 automáticamente nos completa el rango seleccionado con todos los días de la semana. Podemos hacerlo también con los meses del año. El auto llenado también se puede utilizar para las fórmulas.

 

Por ejemplo, si en la Celda D4 escribimos =E4–B4 (esto ya lo veremos en la parte de fórmulas) y luego aplicamos el auto llenado mediante el drag and drop (arrastrar y bajar) (arrastrar y bajar) hacia abajo, en la Celda D5 queda la fórmula =E5–B5, en la Celda D6 nos queda la fórmula =E6–C6 y así sucesivamente.

 

La barra de fórmulas se utiliza para introducir en ella manualmente las fórmulas para cada Celda. El primer paso es pulsar sobre el signo =.

 

Al hacerlo se activarán en la barra dos íconos. Pulsando sobre la cruz roja se cancelará la ejecución de la fórmula, y hacerlo equivale a presionar Esc. Si presionamos el botón con una tilde verde se confirmará la introducción de la fórmula, o sea, es lo mismo que presionar la tecla Enter.

 

También se activa a la izquierda de la barra de fórmulas una pequeña lista desplegable. Descolgando sus opciones, encontramos varias funciones o fórmulas (las más utilizadas). Luego de hacer un click sobre la opción (elegir una función), aparece una ventana flotante en la cual podemos especificar opciones acerca de la función seleccionada.

Esta ventana es distinta para todas las funciones pero sin embargo posee varias características en común con las de las otras funciones. Por ejemplo, el botón Ver sólo cuadro de texto nos elimina la ventana de la pantalla y sólo nos deja el cuadro de texto, para poder ingresar los valores correspondientes con una mejor visualización. Si lo deseamos, cuando estamos ubicados en un cuadro de texto (estando en el modo Ver sólo cuadro de texto o no), podemos hacer un click sobre una Celda de la Hoja de cálculos y aparecerá en el cuadro de texto su nombre. Luego de terminar de introducir los datos correspondientes a la función seleccionada, hacemos un click en Aceptar para ver el resultado de la fórmula en la Celda seleccionada y terminar la función o en Cancelar para cancelar la función.

 

 

Si se tratará del ejemplo visto en clases de la compañía La comercial s.a. de c.v. la cual tiene 3 sucursales y en el primer trimestre de 1999 desea saber:

a) El total de ventas de cada sucursal.

b) El promedio de ventas de cada sucursal durante el trimestre.

c) Las ventas mensuales.

d) y el promedio de ventas trimestral; los datos quedarían distribuidos de la siguiente forma con sus respectivas fórmulas y/o funciones:

 

	A	B	C	D	E	F
1	LA COMERCIAL S.A. DE C.V.
2	REPORTE DE VENTAS DEL 1ER. TRIMESTRE DE 1999.
3		ENERO	FEBRERO	MARZO	TOTAL	PROMEDIO
4	SUC. “X”	$10,000.00	$20,000.00	$5,000.00	=SUMA(B4:E4)	=PROMEDIO(B4:D4)
5	SUC. “Y”	$3,000.00	$15,000.00	$10,000.00	=SUMA(B5:E5)	=PROMEDIO(B5:D5)
6	SUC. “Z”	$2,000.00	$15,000.00	$5,000.00	=SUMA(B6:E6)	=PROMEDIO(B6:D6)
7	SUMA	=SUMA(B4:B6)	=SUMA(C4:C6)	=SUMA(D4:D6)	=SUMA(E4:E6)
	PROM. TRIM.	=PROMEDIO(B4:D6)

 

De esta forma el resultado en TOTAL, PROMEDIO Y PROMEDIO TRIMESTRAL, se obtendrá automáticamente.

 

Es importante  introducir siempre el signo = antes de introducir formulas ó funciones y nunca dejar espacios dentro de las formulas o funciones.

 

IMPORTANTE:

Parte de este material fue obtenido en Internet del sitio http://www.monografias.com con autorización de su autor solo para fines estrictamente académicos como material de apoyo a la materia de taller de cómputo de la Facultad de Contaduría y Administración dependiente de la Universidad Autónoma de Guerrero y sin fines de lucro. Al reproducirlo mencione el sitio http://www.monografias.com  y cualquier duda o aclaración envie correo electrónico a: C.P. JULIO CESAR CORTEZ JAIMES e-mail:   julio_cesar_cj@yahoo.com.mx

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